Dlaczego zwykły e-mail nie chroni Twoich poufnych dokumentów?

Każdego dnia miliony firm przesyłają mailem umowy, dane klientów i dokumenty finansowe, nie zdając sobie sprawy z ryzyka. Sprawdź, co tak naprawdę dzieje się z plikiem po naciśnięciu „Wyślij".

Co tak naprawdę dzieje się z dokumentem wysłanym mailem?

Wyobraź sobie, że wysyłasz klientowi podpisaną umowę. W Twoim odczuciu dokument trafił do właściwej osoby - i sprawa zamknięta. W rzeczywistości wygląda to inaczej.

Klasyczna wiadomość e-mail wraz z załącznikiem:

• wędruje przez wiele serwerów pocztowych po drodze do odbiorcy,
• ląduje na stałe w skrzynce odbiorczej - i często też w folderze „Wysłane" nadawcy,
• może zostać pobrana na wiele urządzeń (laptop, telefon, tablet),
• jest dostępna dla każdego, kto ma dostęp do tej skrzynki - teraz lub w przyszłości.

Nadawca traci kontrolę nad dokumentem w chwili, gdy kliknie „Wyślij". Nie wie, czy ktoś go dalej przesłał, wydrukował ani czy w ogóle przeczytała go właściwa osoba.

Hasło na ZIP-ie? To za mało

Wiele osób uważa, że spakowanie pliku do archiwum ZIP z hasłem rozwiązuje problem bezpieczeństwa. Rozwiązanie jest lepsze niż nic - ale wciąż ma poważne luki.

Problem z hasłem w ZIP-ie:

• Hasło trzeba jakoś przekazać odbiorcy - a najczęściej ląduje w kolejnym mailu, przez ten sam niezabezpieczony kanał.
• Nadawca nie ma wglądu w to, kto i kiedy otworzył plik.
• Plik po rozpakowaniu trafia na dysk odbiorcy i „żyje własnym życiem”.
• Wystarczy jeden błąd użytkownika (np. wysłanie hasła do złej osoby), by zabezpieczenie przestało działać.

Szyfrowanie pliku to dobry krok, ale bez kontroli nad dostępem i audytem odczytów to wciąż połowiczne rozwiązanie.

Jakie dokumenty są szczególnie narażone?

Ryzyko dotyczy właściwie każdej branży. W praktyce przez niezabezpieczony e-mail najczęściej przesyłane są:

• umowy - handlowe, o pracę, NDA,
• dokumenty finansowe - faktury, raporty, zestawienia,
• dane klientów i kontrahentów - chronione przepisami RODO,
• dokumentacja HR - teczki pracownicze, wynagrodzenia, oceny,
• informacje prawne - opinie, pisma procesowe, korespondencja z kancelarią.

Przesyłanie takich danych bez dodatkowego zabezpieczenia może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych, a w przypadku wycieku odpowiedzialność spada na administratora danych.

Jak działa bezpieczne przesyłanie wiadomości?

Alternatywą dla klasycznego e-maila jest model, w którym treść wiadomości nigdy nie trafia do skrzynki pocztowej - ani nadawcy, ani odbiorcy.

Tak działa SzyfrujPoczte.pl:

1. Nadawca tworzy wiadomość i dodaje załączniki w systemie, korzystając ze swojego zwykłego adresu e-mail.
2. Odbiorca dostaje jedynie powiadomienie o oczekującej wiadomości (również na swój regularny adres email).
3. Poufna treść i pliki pozostają zaszyfrowane w systemie - dostępne wyłącznie przez bezpieczny interfejs.
4. Nadawca widzi, kiedy wiadomość została odczytana.

Dokument nie wędruje przez serwery pocztowe. Nie ląduje w skrzynkach. Nie można go pobrać, przesłać dalej ani otworzyć bez autoryzacji.

Co z odbiorcami spoza organizacji?

To częsty problem: chcemy bezpiecznie przekazać dokument klientowi, który nie korzysta z żadnego specjalistycznego systemu.

Rozwiązanie jest proste - odbiorca nie musi zakładać konta. Nadawca ustala jednorazowe hasło dostępu i przekazuje je w dowolny sposób (telefonicznie, SMS-em). Odbiorca otwiera wiadomość w bezpiecznym środowisku, bez instalowania żadnego oprogramowania.

Kiedy warto sięgnąć po bezpieczny kanał?

Zwykły e-mail sprawdza się do codziennej komunikacji. Ale gdy w grę wchodzą dokumenty poufne, wrażliwe lub objęte przepisami o ochronie danych, warto zadbać o dodatkową warstwę bezpieczeństwa.

Bezpieczne przesyłanie wiadomości, takie jak SzyfrujPoczte.pl, nie wymaga zmiany codziennych nawyków. Nadawca nadal korzysta ze swojego adresu e-mail - różnica polega na tym, że poufna treść nigdy nie opuszcza zabezpieczonego środowiska.

Masz pytania dotyczące bezpiecznej wymiany dokumentów w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami - pomożemy dobrać rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb: kontakt@szyfrujpoczte.pl